[트렌드] 품의서? 기안서? 이렇게만 쓰면 된다! / 직장인 꿀팁

 

안녕하세요 :) 위펀입니다.

 

요즘 기업 트렌드는 실무중심적이며 수평적인 기업문화를 지향하며 보고 양식들이 많이 사라져가는 추세인데요.

그럼에도 불구하고 기본적으로 업무가 진행되기 위해서는 상급자에게 보고는 필수적이죠!

보고를 하기 위한 양식 중 하나인 품의서와 기안서! 어떻게 해야 잘 쓸 수 있을까요?

사회 초년생을 위한 품의서 기안서 잘 쓰는 법을 준비해보았습니다. 한번 보시죠!

품의서 = 기안서

기업의 결재권자에게 특정한 사안에 대해 승인을 요청하는 문서인 품의서!

자신의 업무를 진행하거나 제안하는 경우 or 업무적으로 발생한 문제에 대해 의사결정을 요청하는 문서인 기안서!

사실상 많은 기업에서 품의서와 기안서는 동일한 개념으로 사용하고 있으며 품의서 내에서도 다양한 종류의 품의서가 존재합니다 :) 그래서 하나로 딱 잘라 설명할 수가 없어 큰 흐름으로 정리해드리고자 합니다.

 

 

큰 흐름을 잡자! (스토리텔링)

커뮤니케이션 할 때 큰 스토리텔링이 제대로 잡혀있지 않으면 본인의 의견이나 제안을 설득력있게 말하지 못하죠!

기안서도 마찬가지입니다 :) 본인이 어떤 것을 보고할 것인지에 대해서 일목요연하게 정리해둘 필요가 있습니다.

좋은 방법 중 하나는 목차를 미리 생각해보는 것인데요!

보고서를 어떻게 작성할지에 대해 대제목-소제목을 정하여서 문서에 대한 뼈대를 잡아본다면, 보고에 대한 흐름과 논리가 한눈에 보일 거에요!

 

 

모든 보고서는 육하원칙으로!

 

육하원칙

: 보도문이나 기사문을 쓸 때에 지켜야 하는 기본적인 원칙으로 '누가, 언제, 어디에서, 무엇을, 어떻게, 왜' 의 여섯기지를 말합니다.

 

논리를 논리정연하게 보이기 위한 가장 쉬운 방법은 육하원칙을 사용하는 것입니다. 상급자 입장에서도 품의서에 대한 논리가 탄탄하다면 반려할 이유가 없어지겠죠?

그리고 아무리 논리 정연하게 작성했다고 하더라도 가독성이 없다면 본문 자체를 읽기가 힘들어요! 그렇기 때문에 심미적으로도 깔끔하게 보일 수 있도록 정리가 필요해요!

 

제일 중요한 제목!

 

본문의 내용이 육하원칙으로 잘 짜여졌다면 이 모든 내용을 한 문장으로 아우르는 '제목'도 잘 작성해야하는데요!

사실 사람들은 긴 글을 자세하게 읽기는 어려워요! 그래서 내 글의 가장 중요한 요소를 표현하는 제목이 가장 중요하답니다. 내가 왜 이 품의서를 어떤 이유에서 올리고 있다는 것을 한문장으로 깔끔하게 표현해주세요!

 

 

데이터 시각화는 필수!

 

데이터 시각화 라는 말을 들어보셨나요? 숫자로된 데이터는 한눈에 알아보기가 힘들어요!

그래서 데이터를 꺾은선 그래프나 원형 그래프, 막대 그래프 등을 활용하여 시각화 해주는 것이 좋습니다. 시각화가 힘들다면 깔끔하게 표로 정리해주세요 :)

 

 

제안 및 의견은 플러스 점수!

그래서 무엇을 제안하는지 본인의 의견이 무엇인지까지 적어준다면 끝!

이 정도면 회사 내에서 일 잘하는 신입사원으로 낙인 꽝~~~ 일잘하는 신입사원 되기 참 쉽죠?

 

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기본적인 품의서 작성법에 대해 알아보았습니다. 기본만 알고 있다면 다양하게 적용하고 활용할 수 있으니 기본기부터 탄탄하게 잡아보는 것은 어떨까요?